10 października 2018 Karolina

Zaangażowanie w wirtualnym zespole. Sprawdzian dla lidera?

Praca zdalna, wirtualne zespoły to część rzeczywistości, z którą wiele organizacji obecnie się mierzy. Coraz częściej firmy decydują się na umożliwienie pracownikom pracy z dowolnego miejsca.

To znak czasu zaprogramowany przez wszechobecną technologię, to także oczekiwania ze strony pracowników, innowacyjny sposób na rozwój firmy czy też forma benefitów albo oszczędności kosztów i czasu. Bo dzięki temu nie musimy inwestować w ogromne powierzchnie biurowe, aby zapewnić wszystkim pracownikom fizyczne miejsce pracy.

Zyskujemy czas i koszt tracony przez pracowników na dojazdy do biura. Zamiast tego mamy pełną elastyczność i autonomie. Po stronie plusów możemy zrobić dość długą listę. Minusy też znajdziemy, chociażby poczucie społecznej izolacji i odosobnienia pracownika „zdalnego” od serca firmy, od zespołu.

Jak mieć pewność, że wirtualny zespół będzie działał efektywnie i produktywnie a każdy z pracowników czuł się zaangażowany? Jak zarządzać takim zespołem? Nie jest to łatwe zadanie dla pracodawcy, liderom stawia również wysokie wymagania i wyzwania. Bo to, co w zarządzaniu zespołem stacjonarnym możemy potraktować nieco „na luzie”, w zespole wirtualnym może mieć zupełnie inne konsekwencje.

Do napisania tego artykułu skłoniło mnie szkolenie, w jakim brałam niedawno udział pod tytułem „Virtual Collaboration Across Cultures”, czyli o międzykulturowej współpracy wirtualnej (zorganizowane przez Skandynawsko Polską Izbę Gospodarczą a świetnie poprowadzone przez firmę Enterculture). Ciekawe dyskusje i informacje na temat budowania współpracy w zespołach zdalnych, także w różnych kulturach zainspirowały mnie do zastanowienia się nad rolą i wyzwaniami dla angażującego lidera w wirtualnym zespole. Jakiego stylu zarządzania potrzebujemy, jak budować, podsycać i utrzymywać zaangażowanie w takim zespole??

O angażującym, uskrzydlającym liderze przeczytasz tutaj!

Utrzymanie zaangażowania i motywacji zdalnych pracowników nie musi być skomplikowane. Większość metod motywacyjnych, których obecnie używasz do inspirowania pracowników „stacjonarnych”, może i powinna być stosowana również do pracowników pracujących w domu.
Oto kilka prostych, ale często pomijanych metod, które można wykorzystać do motywowania i angażowania pracowników zdalnych. Pamiętając o nich, a przede wszystkim stosując je możesz mieć pewność, że zaangażowanie, poczucie przynależności i zespołowości oraz, a może przede wszystkim wyniki i efektywność będą działać.

Co zatem jest najistotniejsze w zarządzaniu zaangażowaniem w zespole wirtualnym

Stwórz mikrokulturę zespołu          

  • Pracuj nad stworzeniem unikalnej kultury Twojego wirtualnego zespołu, oczywiście w pełnej symbiozie z kulturą i wartościami firmy. Nie chodzi tu o tworzenie firmy w firmie, ale o pielęgnowanie wyjątkowej energii zespołowości, która będzie Twój zespół w pewnym sensie identyfikować i scalać, nawet na odległość.

Doceniaj i dawaj feedback

  • Różne są teorie na temat idealnej proporcji pomiędzy docenianiem a konstruktywnym feedback-iem. Ostatnio spotkałam się z tezą, że powinniśmy doceniać pracownika 7 razy częściej niż dawać feedback. Niezależnie od statystyk, zdrowy rozsądek i dbanie o pracownika powinno nam podpowiedzieć, że doceniać trzeba i należy bardzo często, bo to ma ogromnie pozytywny wpływ na budowanie zaangażowania i poczucia wartości.
  • Doceniać możemy na wiele sposobów, nawet krótka pozytywna informacja wysłana na komunikatorze indywidualnie i na forum zespołu działa jak zastrzyk adrenaliny.
  • Monitoruj nastroje zespołu. Są do tego dedykowane narzędzia na rynku, badające puls organizacji, aktualny poziom satysfakcji. Ale tak naprawdę nic nie zastąpi zwykłej, nawet krótkiej rozmowy, która pozwoli nam być na bieżąco i upewniać się, czy są jakieś wiszące w powietrzu problemy, frustracje czy może oczekujące pomysły lub sugestie. Trzymaj po prostu rękę na pulsie.

Relacje i komunikacja

Każdy z nas pewnie ma doświadczenia i przykłady utrzymywania relacji przyjaźni, rodziny czy związku na odległość i wiemy jakie wiążą się z tym wyzwania i trudności. Podobnie jest z pracownikiem, którego nie widzisz na co dzień w biurze. Jak sprawić, że pracownik pracujący zdalnie nie czuje się odizolowany, że jest częścią zespołu?

  • Informuj na bieżąco o tym, co dzieje się w firmie. Nie ma nic gorszego jak pomijany w informacjach pracownik.
  • Nie zaniedbuj aspektu społecznego. Regularne i zaplanowane spotkania w realu, z prawdziwym człowiekiem, nie tylko po drugiej stronie ekranu, to mimo wszystko niezastąpiona wartość w budowaniu rzeczywistych relacji i zaangażowania. Pracownicy mogą czuć się zapomniani trochę jak rozbitkowie. Poświęć czas na osobiste spotkania i dowiedz się, co dzieje się w ich życiu. Zwyczajnie, po ludzku poznaj swoich zdalnych pracowników.
  • Nie wychodź z założenia, że jeśli Twój pracownik się z Tobą często nie kontaktuje i nie słyszysz od niego ani od klientów żadnych „reklamacji” to wszystko jest z klucza w porządku. To może być największa pułapka zarządzania wirtualnym zespołem.
  • Pomóż pracownikom w produktywnym zarządzaniu czasem, podpowiedz, wspieraj, zaproponuj szkolenie. W pracy zdalnej to spore wyzwanie, od którego zależy wynik nie tylko pracy indywidualnej, ale też całego zespołu.
  • Utrzymuj otwartą, jasną i regularną komunikację. Wspieraj kulturę dzielenia się pomysłami i współpracy tak ważnej dla promowania innowacji w firmie.

Technologia

  • Wykorzystanie narzędzi technologicznych na wszelkie możliwe sposoby (telekonferencje, spotkania online, narzędzia do zarządzania projektami, komunikatory, etc).
  • Rejestruj spotkania online, żeby pracownicy mieli do nich dostęp jeszcze po spotkaniu, szczególnie Ci, którzy nie mogli wziąć w nich udziału. To taki szczegół, ale bardzo znaczący w komunikacji i angażowaniu.
  • Nie przesadzajmy z technologiami – szanujmy swój czas i czas innych. Planujmy wirtualną komunikację zdrowym rozsądkiem. Nie zasypujmy innych wiadomościami, mailami bez umiaru i ad hoc.

Zarządzaj celami i planuj wyniki.

  • Cele i oczekiwania powinny być jasne i klarowne. Najlepiej, jeśli są wspólnie uzgadniane i ustalane oraz regularnie komunikowane.
  • Zaufanie – jednym z najlepszych sposobów budowania relacji opartych na zaufaniu jest skupienie się na wynikach. Wyznaczanie wymiernych celów i śledzenie, omawianie ich regularnie z pracownikiem to podstawa dobrych relacji opartych na zaufaniu i autonomii działania.
  • Zarządzaj i planuj wyniki w pracy, a nie czas na nie poświęcony (to metoda dobra dla wszystkich pracowników, nie tylko tych zdalnych).
  • Jasny system, harmonogram i zasady pracy uwzględniające autonomię pracownika. Wirtualny zespół powinien mieć wysoki stopień odpowiedzialności i samoświadomości.
  • Elastyczność w podejściu do czasu i sposobu wykonywania zadań przez pracownika. Nie stosuj mikro zarządzania! Autonomia to silny bodziec zaangażowania dla pracowników.

Pracownicy chcą mieć większą kontrolę nad tym, kiedy i gdzie pracują. Według Instytutu Gallupa ponad połowa pracowników twierdzi, że zmieniłaby pracę na taką, która oferowałaby im elastyczny czas i miejsce pracy.
Ważne jest, aby zrozumieć, jak budować relacje ze zdalnymi pracownikami, indywidualizować swoje podejście do zarządzania nimi i pomóc im osiągać jak najlepszą wydajność każdego dnia. Opcja pracy zdalnej jest niewątpliwym benefitem dla pracownika i zdecydowanie ma pozytywny wpływ na poziom zaangażowania.
Mimo to aspekt społeczny, którego pracownicy doświadczają w miejscu pracy, nigdy nie może zostać całkowicie zreplikowany w środowisku online.
Zatem równowaga jak we wszystkim oraz możliwość wyboru i elastyczność !!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *